合同管理系统操作手册项目管理系统开发

1．合同管理系统简介：

1.1 简述：

合同管理有七大模块，分别是：

① 合同录入

② 合同工作流审批

③ 合同查询

④ 合同统计

⑤ 合同收付款管理

⑥ 合同客商管理

⑦ 合同归档

1.2 流程图

图1.2.1 合同流程图

图1.2.2 合同管理导航图(工作台》》合同管理)

1.3 功能简述

合同系统主要解决单位/公司内的合同管理的难题，提供合同录入、工作流审批、收付款、统计、归档的功能，使合同管理起来方便快捷。合同的录入和合同的工作流审批是分开的，新建合同可以是一人，把合同带到工作流中可以指定专门的人，在合同工作流中，也指定了可操作的人员权限，并且合同的部分表单内容在流程中可以进行人为的控制，使得流程操作人员对表单可写，或者不可见表单敏感的信息（比如合同金额等信息）。这样无形中加强了合同的安全性。合同收付款，可以帮助你管理合同的收付款问题，使得合同的款项收付一目了然。可以设置定时间的收付款提醒，来加强公司的办公效率，提升公司整个的工作效率。合同统计可以帮助查看指定类型合同或者指定人员的合同的总体情况，对来款付款的情况一清二楚，合同归档对已经完成的合同进行归档处理，记录实际合同归档的信息，并提供了借阅的功能，使用户可以借阅合同的电子档也可以借阅存放在库室的纸质合同。

在使用合同管理之前，你必须要先进行如下的操作（前提是你已经安装了北京通达公司的通达ＯＡ办公系统，并且已经设置好了组织机构等）：

2 合同初始设置

图2 合同初始化导航图(系统管理员》》工作台》》基础设置)

2.1 新建角色

合同归档需要由专人负责，可以新建角色（档案管理员）来专门管理合同归档。（此为可选操作）

2.2 设置菜单权限

安装合同管理以后，只有ＯＡ管理员有全部的合同管理的菜单权限，所有你必须为需要的角色设定必须的角色。

这里给出菜单设置的分配建议，如表2.2。

表2.2 菜单设置建议

序号

合同菜单

菜单简述

菜单权限分配建议

客商管理》》客户信息

新建客户

分配给需要新建客户的职员

客商管理》》客户回收

误删除、恶意客户回收

建议分配给管理员

客商管理》》供应商信息

新建供应商

分配给需要新建供应商的职员

客商管理》》供应商回收

误删除、恶意供应商回收

建议分配给管理员

客商管理》》其他对方信息

新建供其他对方

分配给需要新建其他对方的职员

客商管理》》其他对方回收

误删除、恶意其他对方回收

建议分配给管理员

我的合同》》新建合同

依照不同合同类型新建合同

分配给需要新建合同的职员

我的合同》》合同查询

根据权限查询合同

如果有新建合同的权限，一般也建议分配此权限

我的合同》》合同导入

批量导入旧合同

建议分配给管理员

我的工作

当前合同工作流转交到的工作

如果在合同流程中需要审批，必须分配此菜单权限

工作查询

查询所有的工作流进展情况

一般分配给管理员

合同收付款》》合同收款

合同收款的添加计划，审核，流程

建议分配给收付款相关职员，包括收款人和合同创建者

合同收付款》》合同付款

合同付款的添加计划，审核，流程

建议分配给收付款相关职员，包括收款人和合同创建者

合同统计

对合同的统计，包括合同数量，金额等信息

普通职员只可以查看到自己合同的统计，部门主管可以查看部门所有合同的统计，管理员可以查看到所有合同的统计。

合同流程

设计合同工作流

分配给OA管理员

合同设置》》往来单位

合同往来单位的添加，维护

分配给专人，管理员，行政人员

合同设置》》合同类型

合同的类型的建立和维护

建议分配给管理员

合同设置》》合同编号

合同自定义编号的设置

建议分配给管理员

合同设置》》合同模板

查看、添加合同模板

普通员工只可以查看模板，有管理员权限的可以新建，修改，删除模板

合同设置》》合同自定义字段

设置合同自定义字段

建议分配给管理员

合同设置》》合同类型

设置合同类型

建议分配给管理员

合同设置》》相关法律

查看、添加合同相关法律

普通员工只可以查看法律，有管理员权限的可以新建，修改，删除法律

合同设置》》合同代码

设置合同系统代码

建议分配给管理员

合同设置》》合同权限

设置合同操作权限

建议分配给管理员

合同设置》》合同提醒设置

设置合同到期、收付款到期提醒的间隔时间和开关

建议分配给管理员

合同设置》》缓存清理

清理系统运行中的缓存

建议分配给管理员

系统注册

系统注册以及更新

分配给管理员

合同归档》》我的借阅

合同登录用户当前正在借阅的归档合同档案和历史借阅

分配给需要借阅合同的用户

合同归档》》我的归档

合同归档用户所归档的档案

分配给专门的档案管理员

合同归档》》借阅管理

合同归档用户管理的档案借阅情况

分配给专门的档案管理员

合同归档》》归档查询

查询所有归档的信心

分配给需要查询归档档案的用户

2.3 设定合同类型

用ＯＡ管理员账号登陆系统，进入合同设置－合同类型中，添加合同类型。其中权限部门是指可以建立此合同类型的合同的部门，如果设置了某一个权限部门，则在此权限部门的用户才可以新建合同，如图2.3.1。

图2.3.1 合同类型设置

2.4 设置合同编号

合同编号说明：

合同编号是合同的唯一标识，对合同进行编号，良好的合同编号有助于合同的分类和查找。本系统的合同编号可以按照多种形式来自由组合。编号回收功能默认开启，在该模式下被删除的编号将自动回收并重新分配给新的合同。如图2.4.1。

操作方法：

进入合同设置－合同编号中，填写需要设置的编号格式。

范例：

如果要设置编号类似为“器材销售_2016_001”，则填写编号格式：

器材销售_{yy}_{auto-i(‘000’)}

图2.4.1 合同编号设定

2.5 设定合同权限

合同权限说明：

合同权限是合同系统在菜单权限之外的权限细化，根据设定的合同角色，权限细化到每一个按钮操作。同一个角色的用户权限是一致的。

操作方法：

首先结合本单位/公司的需求，建立合同角色，一般都应该有（合同管理员、档案管理员、总经理、财务主管、部门主管、职员）等角色，如图2.5.1。

图2.5.1 合同角色列表

点击新建角色按钮，到新建角色界面，如图2.5.2。录入角色排序号，角色名称，角色用户。当全部角色都建好后，开始设置各个角色的合同管理权限，如图2.5.3。

权限主要分为七大块，客商管理、客商关联信息、合同管理、合同关联信息、合同收付款、合同查看、合同保密信息设置。

客商管理包含：全部客户、全部客户回收、全部供应商、全部供应商回收、全部其他对方、全部其他对方回收六个权限，用来查看与操作相关的全部数据。其中回收包含：恢复、彻底删除权限，其他包含：添加、修改、删除、导入、导出权限。

客商关联信息包含：相关合同、收款/付款、交货/交付记录、资金统计四个查看关联信息的权限，如图2.5.4。

合同管理包含：新建合同、新建子合同、提交审批、提交履约、结清合同、关闭合同、完成合同、删除合同、归档合同八个权限。

新建合同：拥有新建合同的权限，只有分配了此权限才可以新建合同；

提交审批：当新录入一个合同，如果没有此权限，则不能提交审批；

提交履约：审批完成后，如果没有此权限，则不能提交履约审批，此操作必须在审批完成后才能操作；

结清合同：结清合同表示合同金额全部结清完毕，当审批完成和收付款结束方可执行此操作；

关闭合同：废除此合同，但是不删除该合同的数据；

完成合同：表示一个合同的结束，当合同所有的事情都办理完成，可以完成此合同；

删除合同：当录入了错误的合同可以执行此操作，类似关闭合同，但是不同的是不保留合同相关数据；

归档合同：归档已经完成的合同，必须是完成的合同才能进行归档；

合同关联信息包含：收付款(添加、修改)、发票、交货/交付记录(添加、修改、删除)、合同进度(添加、修改、删除)、合同变更、资金统计、子合同、合同查阅人(添加、删除)共计八个查看关联信息的权限和若干对应的子权限。如图2.5.5。

合同收付款包含：添加收付款、提交收付款审核、收付款确认、收付款废弃四个权限。

添加收付款：对录入的合同添加收付款计划；

提交收付款审核：对添加的收付款计划进行提交审核；

收付款确认：当合同金额支出或者有收入时，对收付款计划进行确认款额到账；

收付款废弃：对错的或者不需要的收付款进行废弃处理；废弃的收付款将不会对合同产生影响；

合同查看权限是对角色用户拥有的可查看/管理人员/部门的一个权限设置，可以设置本部门、可查看部门、可查看人员。

保密信息设置是对查看表单详情进行保密的设置，如果登录用户有某合同的查看权限，但不是该合同的合同经办人，那么查看这个合同表单详情则按照此处设置的保密信息来显示合同表单，被保密的字段将会以（****）来替代显示。

图2.5.2 新建合同角色

图2.5.3 设置角色管理权限

图2.5.4 客户、供应商、其他对方关联信息

图2.5.5 合同详情-合同关联信息

2.6 设置客商信息

客商管理说明：

客商管理用来管理合同系统中的客户、供应商、其他对方，可以方便查询所有有业务往来的客户、供应商、其他对方，接近于一个小型的客户管理系统。客商信息可以由多个用户来建立，除了在此处建立外，还可以在新建合同时，在选择用户单位插件中新增单位也可以新建客商信息，一般来说每个用户新建的用户自己可以编辑、删除，其他用户除了管理员以及拥有全部数据操作权限的人员外都不可以编辑、删除。管理员角色用户可以编辑、删除、管理所有的客商信息。

操作方法：

进入客商管理－客户信息或供应商信息或其他对方信息，录入客户名称、所属行业等信息并且提交。如图2.6.1。

图2.6.1 新建客户信息

2.7 设置合同流程

合同流程说明：

合同流程是合同系统工作流的核心，工作流通过合同流程设置的工作步骤执行，流程按照合同类型进行分类，每个合同类型的合同流程可以彼此都不一样，满足了不同类型的合同审批需求。

操作方法：

进入合同流程中，在左侧的合同类型下选择合同类型，如果是第一次，则在右侧会出现自动建立流程的按钮，点击按钮自动建立流程。如果已经建立过了，则列出该类型的所有流程，如图2.7和2.8。

图2.7 自动建立流程

在操作中，只有履约流程可以禁用，禁用后此操作将不会再合同查询中的操作栏中出现。

图2.8 流程列表

流程列表生成后，在列表中点击流程属性来设置流程属性

点击新建步骤，开始新建流程的步骤

2.7.1第一步：基本属性

步骤名称：当前流程的步骤的名称

下一步骤：当前步骤的下一步骤，可以多选，但是必须选择一个。（下一步骤一般在步骤全部建立后才能设置）

电子文档编辑权限：勾选（下载，阅读，编辑，删除，上传，转存），在该步骤中对合同电子档的权限就自能是勾选的权限。这个只针对合同审批、履约流程，收付款流程不需要设定

自动选人： 自动选人，在转交下一步时，辅助自动选择好主办人。自动选人有9个选项，分别是不进行自动选择，自动选择流程发起人，自动选择本部门主管，自动选择本部门助理，自动选择上级主管领导，自动选择上级分管领导，自动选择一级部门领导，指定自动选择默认人员，自动选择指定步骤主办人。其中自动选择本部门主管，自动选择本部门助理，自动选择上级主管领导，自动选择上级分管领导需要选择指定步骤（即针对的部门是属于哪个步骤主办人的部门）。

回退权限： 是否在当前步骤中可以向前一步回退。有3个选项，不允许回退，只允许回退到上一步骤，允许回退到前几步骤。

插件程序： 流程执行过程中，若需要在某一步骤执行特殊的任务，可能会用到插件，制作好的插件需要放在m_contract/flow/plugin文件夹下。填写文件名称即可。插件制作方法详见文档。

图2.9 流程基本属性

设置完成后，点击下一步到办理权限。

2.7.2第二步：办理权限

办理权限，是设置该流程可以被那些人员办理，可以办理的人员是人员、部门、角色的并集，人员只要属于３个中的１个，就可以有办理此步骤的权限。

图2.10 流程设置办理权限

点击下一步到可写字段

2.7.3第三步：可写字段

可写字段，即此步骤，操作人员可以编辑的字段，若不可写，则在表单中将以文本的方式显示，若可写，在表单中可以编辑表单字段。双击字段或者选中字段后点击箭头均可以切换字段放置的选择框。

点击下一到保密字段

2.7.4第四步：保密字段

图2.11 流程设置可写字段

保密字段用来在流程操作中让一些敏感的字段不被用户看见，代替的是一串***号。最后点击保存按钮，保存所有的设置。

图2.12 流程设置保密字段

2.7.5第五步：条件设置

条件设置可以设定当前步骤是否可以作为上一步骤的下一步骤，如果表单值满足设置的条件，则该步骤即为有效可以出现在上一步骤的可选步骤，如果表单值不满足设置的条件，则该步骤将无效，虽然也出现上一步骤的下一步骤，但是不可以选择，如图2.13。

选择字段和条件和填写值，添加到条件列表中去，可以添加多个条件。默认多个条件是按照与方式来组合，就是当这几个条件同时满足此步骤才有效。如果多个条件你需要别的公式来组合，则可以在条件公式中设置，你可以输入类似 [1] OR [2],这样是满足其中一个条件即有效。填写的不符合条件的用户描述用来当该步骤在选择下一步骤时无效时给出的描述。

在生成条件中填写的值必须填写是数据库保存数据的类型，合同类型、合同对方、主办部门、合同经办人、项目负责人、合同部门经理、收付款方式、收付类型、合同状态、合同创建人不能填写在列表中显示的数据如下：

合同类型=》合同类型ID

合同对方=》合同对方编号

主办部门=》主办部门部门ID

合同经办人=》合同经办人USER_ID

项目负责人=》项目负责人USER_ID

合同部门经理=》合同部门经理USER_ID

收付款方式=》收付款方式的编号（在合同代码中查看）

收付类型=》收付类型的编号（在合同代码中查看）

合同状态=》（无需设置）

合同创建人=》合同创建人USER_ID

图2.13 流程选择下一步步骤

图2.14 流程设置条件设置

2.7.6第六步：调整步骤顺序

在所有的步骤都建立好后，才开始设定步骤的执行顺序。点击步骤列表中的基本属性，选择当前步骤的下一步骤。直到在步骤列表中设定了所有的步骤。一定要确定步骤的执行顺序。否则在流程执行中会出现转交不成功的情况。

2.8 合同提醒设置

合同提醒说明：

合同提醒是系统自动提醒用户执行等待执行的工作，提高工作效率，目前有合同到期提醒、收款到期提醒、付款到期提醒，系统定时循环检查合同、收款、付款是否到期，如果到期就向负责的用户发送消息提醒。

操作方法：

在合同提醒中可以设置合同到期提醒、收付款到期提醒。设置步骤如下：

1.设置合同提醒定时检测程序：

打开“系统管理”->“定时任务管理”->“间隔执行任务”中设置“合同提醒定时任务”选项，系统默认是每个60分钟检测一次看是否有需要提醒的信息，不要设置的间隔太小，设置太小会加大服务器处理，可以不改动默认设置。如下图2.15：

图2.15 合同定时任务

图2.16 设置合同定时提醒任务执行间隔

2.合同提醒时间间隔设置

合同安装成功之后在“合同管理”->“合同设置”->“合同提醒设置“中可以设置合同提醒的提前多少天提醒，提醒频率（注意：此频率必须比定时任务处设置的频率要大），提醒方式，是否开启提醒，其中提醒方式有按份数提醒和单个提醒，按份数提醒发送的消息提醒会少一点，而按单个提醒发送的消息提醒比较多，但是较精确，建议设置为按份数提醒。操作如图2.17所示：

图2.17合同提醒设置

到此，合同管理的所有必备设置已经完成。你还可以去设置合同模板，相关法律，添加合同带代码。

3 合同其他设置

3.1 设置自定义字段

自定义字段说明：

自定义字段可以满足你对当前合同表单项的不足而设计的，你可以为某个特定的合同类型设置自定义字段，将不会影响其他类型的合同。从而满足各个行业对合同系统的需求。

操作方法：

当你新建合同后，可能觉得合同的基本字段满足不了你的需求，你可以新建自定义字段。进入合同设置-合同自定义字段，点击新建字段，如图3.1。

选择合同类型，字段内部名称就是字段名，此名称必须要验证通过，如果不通过，必须换一个其他名称（必须是英文，建议用大写英文），创建时显示此字段，如果此字段是流程中需要的，不需要在创建时出现，就选择不显示，如果你需要在创建合同的时候出现，可以填写，那就选择显示。标签类型，必须要选择，可以选择单行文本输入框，或者多行文本输入框。ID，NAME，CLASS一般默认就可以。

图3.1 新建自定义字段

自定义字段排序，是对一个类型下的合同并且该类型下的一个表单做排序，自定义字段全部新建好后，对同一类型的字段进行排序。点击下图3.2的字段排序按钮，必须先要选择合同类型和表单。

图3.2 字段排序

字段排序，选中字段，点击排序按钮，保存，可以实现字段的排序。

图3.3 自定义字段排序

注意，自定义字段全部设定好后，如果是流程中需要用到的，必须要到对应的流程中把字段加到可写字段或者保密字段中去。

3.2 设置合同代码

合同代码说明：

合同代码是合同系统的代码库，一些数据的集合在这里设置，包括收付款方式、收付类型、信誉度、法律分类等，可以根据需要添加子项如图3.9，系统初始的代码不可以删除，用户新建的代码可以自由删除、编辑。

图3.9 合同代码

4 工作台（桌面）

工作台说明：

工作台分为：个人事务、合同管理、基础设置三个模块，如图4.1。除了系统管理员用户外，大部分用户能使用前两个模块功能。

个人事务包含：工作办理、工作委托、工作查询、内部短信四个快捷菜单，还包含合同相关的提醒与收付款提醒功能。拥有一个月收付款统计折现统计图。如图4.2。

图4.1 工作台-个人事务

合同管理包含：合同模块、新建合同、查阅人、统计报表、合同管理、合同变更、收款、付款、合同进度、借阅管理、归档查询、发票、交货记录、我的借阅、我的归档十五个快捷菜单。

图4.2 工作台-合同管理

基础设置包含：合同类型、合同流程、合同编号、自定义字段、合同管理、合同模版、合同权限、合同提醒八个快捷菜单。

图4.3 工作台-基础设置

权限：快捷菜单的权限与用户菜单权限一致。图4.4与4.5展现了去掉新建合同菜单后的合同管理工作台情况。（菜单设置在，系统管理》》组织机构设置》》角色与权限管理》》设置权限中进行设置）

图4.4 去掉新建合同菜单

图4.5 无操作权限

5 客商管理

客商管理说明：

如图5.1。

图5.1 合同关联页面

关联信息：客商管理的关联信息有，相关合同，收款/付款，交货/交付记录，资金统计，收货信息，财务信息。其中收付款信息，财务信息在新建是就有，其他则需要新建完成后才能查看与操作。如图5.2。

图5.2 合同关联页面

6 合同的新建

合同新建说明：

用户若要新建某类型合同，则必须有新建合同的权限，和所在部门对合同类型的权限，才可以新建合同。

操作方法：

点击我的合同—新建合同，进入选择合同类型的界面，选择一个合同类型，进行新建，如图5.1。

图6.1 新建合同

新建合同中的甲方乙方，一般来说其中有一方是本公司/单位，通过单位插件来选择甲方乙方，插件界面如图6.2所示，可以按照行业来筛选单位，也可以按单位名称来搜索，输入单位名称，点击搜索按钮或者回车进行搜索。

图6.2 选择单位插件

完成填写合同的内容以及上传合同的电子档。（有红色*号的字段为必填项，否则无法提交成功）。如果是和收付款相关的合同，可以添加收付款的计划，如下图6.3。

图6.3 添加收付款计划

点击添加按钮执行添加收付款计划或者点击编辑执行对收付款的修改。

图6.4 新建收付款计划

信息全部填写后，保存合同，在合同提交审批之前，在合同查询列表中，合同经办人有权限对该合同进行编辑或者删除的操作。

如果合同需要到流程中进行审批，如果当前用户有提交审批的权限，则提交审批，或者由提交审批权限的人员提交合同到审批流程中去。

7 合同关联信息

合同关联信息说明：

合同关联包含：收款/付款、发票、交付/交货记录、合同进度、合同变更、资金统计、子合同、合同查阅人八个关联内容。如图6.1。（关联信息在合同详情的最底部）

图7.1 合同关联信息

收款/付款： 5 新建合同中有说明。

发票：已确认并填写发票编号的合同收付款。

交付/交货记录：记录合同执行过程中的交付、交货的情况。

合同进度：记录合同的执行进度。

合同变更：在合同审核的过程中，系统会记录审核人员对合同作出的任意变化。在每个审核过程中，若数据发生了改变，则做为一个新变更版本保存。如图7.2-7.3。

图7.2 合同变更-审核过程产生的版本

图7.3 合同变更-变更记录详情

资金统计：合同相关的资金状态统计。

子合同：合同下面补充协议、补充合同等东西。

合同查阅人：给指定的人员分配当前合同的查阅权限。

8 合同查询

合同查询说明：

合同查询根据登录用户的可查看权限来查询自己可查看的所有合同，可以根据条件来进行查询，默认是简单的查询，也可以通过高级查询中更多的条件来进行查询，也有通过自定义字段来查询。在条件下方有有五个按钮分别是将到期、已过期、导出、重置、查询如图8.1。

图8.1 合同查询条件

将到期和已过期按钮上可以看到将到期和已过期的数目，点击显示的是将到期和已过期的合同的列表。

导出可以导出查询到的所有的合同到excel并下载到本地。

自定义字段来查询合同如下图8.2：

图8.2 自定义查询条件

查询出来的合同列表中操作根据合同设置里的权限来判定的，如果合同还没有进到流程中审批，那合同的拟稿人员可以对合同修改和删除。一旦进入了流程就不可以修改和删除。合同操作有【修改】，【删除】，【提交审批】，【提交履约审批】，【合同关闭】，【归档合同】，【查看流程】。

合同查询默认不查询状态为合同完成和归档完成的合同，如有需要查询这两类的合同，则需要设置查询条件为合同完成或者归档完成。如需要进行归档时，就要查询出合同完成的合同。

9 合同导入

合同导入说明：

合同导入为了批量导入在合同系统之前的旧合同。无需经过一系列的审批操作，直接把合同录入到合同系统中进行管理。需要下载导入模板，按照导入模板上的格式把合同信息输入上去，再提交实现批量导入，如图6.1。

图9.1 合同批量导入

操作方法：

首先下载合同导入模板，打开合同导入模板，填写合同导入信息，合同导入信息如下

合同编号：合同编号一般不填写，由系统自动生成

合同名称：填写适合的合同名称

合同类型：合同类型名称必须在系统中已经设置，否则会添加失败

合同对方：合同对方必须在系统中已经添加，否则会添加失败

合同简称：直接填写

收付类型：必须按照单元格的下拉框选择

主办部门：此部门名称必须在系统中存在

项目负责人：此负责人必须在系统中存在

合同经办人：必须在系统存在

合同部门经理：必须在系统存在

合同签订年度：4位年度，如2012

合同签订日期：必须格式为 YYYY-mm-dd 如 2012-07-12

合同起始日期：必须格式为 YYYY-mm-dd 如 2012-07-12

合同结束日期：必须格式为 YYYY-mm-dd 如 2012-07-12

收付款方式：必须按照单元格的下拉框选择

收付款期数：必须为整数

合同金额：必须为数字如 10000或者10000.5

合同状态：必须按照单元格的下拉框选择

正确填写好模板后，上传模板，提交，系统会显示成功提交的数目，和错误的数目以及错误的原因。如果填写了合同编号，并且系统中已经存在了此合同编号，则系统默认会跳过此合同。

10 合同审批

审批说明：

合同审批是合同系统的核心之处，通过工作流审批，完成合同从草稿到完成的工作，工作流流程自由化，可以根据不同的需求来设置工作步骤。

操作方法：

进入到合同查询目录中，合同列表中选择需要审批的合同，点击提交审批链接（必须有提交审批的权限的人员才可以操作、看到此链接）。

图10.1 合同操作

点击提交审批后，页面跳转到表单界面，可以对合同表单内容进行进一步修改，，如下图10.2，可以查看流程中之前步骤提交的附件和意见以及办理的流程图。

图10.2 合同表单意见和流程图

点击保存则会保存表单，点击转交下一步，则会到转交界面，当该步骤设置了有回退权限，才可以看到回退按钮，可以回退给上一步骤。回退界面如图10.3所示，填写回退意见，可以上传回退附件，提交即完成了回退，转交界面如图10.4所示。

图10.3 工作回退

转交选择下一步步骤，如果有结束流程和其他流程，优先选择“非结束流程”的流程，选择主办人，如果在流程设置中设置了自动选人，则可以自动选择主办人，并可以填写转交意见和上传附件。图10.4图中的背景色为灰色的步骤是当前表单不满足总经理审核的条件，虽然当前的步骤有这3个步骤，但是总经理审核步骤不能选择，可以选择第一个和第二个步骤执行。

图10.4 工作转交

确认转交后，流程会进行到被转交人处，被转交人登录OA系统，打开合同管理-我的工作，开始办理转交给他的流程工作，把流程再转交下去。直到最后结束流程。

11 工作办理

工作办理说明：

工作办理是办理工作流中的工作，当某个审批流转到我，那么打开我的工作菜单，可以查看未接收、办理中、已办结的工作，需要及时办理转到的工作。

操作方法：

进入菜单我的工作，可以查看到当前流入到你这边的工作。分为未办理，办理中，已办结。只要点击了主办，但是未转交，则工作状态为“办理中”的状态。

图11.1 我的工作

点击未接收和办理中的操作中的办理链接来进行办理工作。在步骤列表中，我们可以查看流程中设定的步骤和当前实际走的步骤。如图11.2，11.3所示。

图11.2 流程步骤

图11.3 实际流程

12 合同工作查询

工作查询说明：

查询所有正在执行和已经执行完成的工作，此菜单应分配给管理员。

操作说明：

进入工作查询中，可以查看所有的合同流程的进展情况，并且可以点击步骤查看流程的实时步骤，当前的操作人员，流程的工作状态。如果工作在办理中，则可以点击催办，发送催办信息让办理人员办理。

图12.1 合同工作查询

图12.2 流程设计步骤

13 合同收付款

收付款说明：

收付款管理合同相关的金额信息，细化每个合同的不同期的收款、付款，记录收款计划、收款日期等信息，让合同的收付款更加容易管理，还能实现对收款付款的消息提醒，提醒收款人及时向相关客户催款、付款、收款。在收付款中分为全部收款、将到期收付款已过期收付款，将会更快的查出到期和过期的收付款计划。

操作方法：

当一个合同审批完成后（即合同状态为审批完成），打开合同收付款-合同收款或者合同付款，可以对该合同进行添加收款或者付款计划，如图13.1。（注意：在合同审批中填写的收付款计划，经审批结束后，自动转到收付款中，并且状态为“审核完成”）。在收付款列表中可以看到合同的编号、名称、合同状态、合同金额、合同结清金额信息。

图13.1 合同收款列表

如果有添加收款的权限，则在列表中会出现如图13.1中的添加收款按钮，点击添加收款，进入到添加收款计划页面，如图13.2。填写收款期次（从1开始计数）、收款条件、应收日期、应收金额、收款人、备注，这里的收款人是根据在权限设置里设置的有确认收款权限和可查看此合同的职员，所以如果能够正常使用收付款，必须要设置相应的收款人有确认收款的权限。

图13.2 合同收款-添加收款

成功添加收款计划后，在收款列表中就会出现刚刚添加的收款计划，但是状态是草稿状态，还需要通过工作流审核后才能使收款计划生效。需要有收付款计划提交审核的工作职员来提交审核，审核通过后，则开始生效，当时间到达应收日期之前几天（在提醒设置里设置天数）开始向收款人发送收款到期提醒。当资金到账后，由收款人来确认收款，如图13.3，完成收款，则这个收款计划就结束了。同时对应的合同结清金额也会重新计算。

图13.3 收款确认

如果当前的收付款有问题或者需要被废除，则单击“废弃收款”链接（需要废弃收付款的权限）。则该条收付款将会被废除，并不会产生其他影响。

14 合同统计

合同统计说明：

合同统计可以有效的统计出每个人在每个时期的所有合同和所有的合同金额和合同回款情况，也可以统计每个部门在每个时期的所有合同。可以按照年份、季度、月份的时间来统计，也可以按照合同类型来统计，也可以按照合同状态、合同金额区间来统计合同。对公司管理有很大的帮助。

合同统计出来的结果可以分别以网状、柱状图、折线图、饼状图来体现。

操作方法：

合同统计并不是直接可以统计出公司内所有的合同，而是根据登录用户所拥有查看合同权限的范围来统计合同，如果查看权限范围为所有部门，则你统计的就是所有的部门，如果你只能查看自己的合同，那么统计的范围只是你自己的合同，统计范围在统计条件下有红色标注的文字说明如图14.1。合同统计条件有签订年度、签订季度、签订月份、签订时间区间、合同类型、合同状态、收付类型、主办部门、合同经办人、合同金额，用以在所拥有可统计范围的合同中继续筛选。其中合同金额区间的金额默认是（0~5000,5000~10000,10000~20000,20000~40000,40000~70000,70000~无限大），可以通过扳手图标来设置合同区间。

图14.1.1 合同统计条件

设置合同金额区间如图11.2，如果需要添加一个间隔比如90000，则会变为（…,40000~70000,70000~90000,90000~无限大），如果需要删除掉90000，则先选中90000~无限大，点击移除即可，点击保存完成。

图14.1.2 设置合同金额区间

合同统计分组有按照年份、按照季度、按照月份、按照部门、按照经办人、按照金额、按照合同类型、按照收付类型来进行分组统计，统计列表则会以按照分组来进行显示该分组下的分类的合同数目、合同金额、结清金额、未结清金额，并在最后一行显示一个总计显示总计的合同数目、合同金额、结清金额、未结清金额，如图14.1.3。当分组为按部门统计和按经办人统计，在分组下拉框后会出现一个单选框（显示全部的部门、用户），默认统计的部门或者经办人是有合同的部门和经办人，不统计没有合同的部门和经办人，勾选单选框后，则统计全部的部门和经办人，即使没有合同也显示。

图14.1.3 统计结果-网格

图表统计：

点击：柱状图、折线图、饼状图，可分别查看柱状、折现、饼状统计结果。如图14.1.4、图14.1.5、图14.1.6。

图14.1.4 统计结果-柱状图

图14.1.5 统计结果-折线图

图14.1.6 统计结果-饼状图

在柱状图与折线图中，点击统计图的右上角菜单的合同数量、合同金额、结清金额、未结清金额选项，可以隐藏或显示对于的合同数量、合同金额、结清金额、未结清金额，如图11.1.7菜单。

图13.1.8展示了隐藏合同数量与未结清金额的统计结果。

图14.1.7 统计图右上角菜单

图14.1.8 隐藏合同数量与未结清金额的统计结果

在饼状图中，点击统计图的右上角菜单的合同数量、合同金额、结清金额、未结清金额选项，可以分别切换合同数量、合同金额、结清金额、未结清金额的饼状统计结果。

图14.1.9展示了合同金额的分布情况，其中在50000到65000的金额所占的比例为：76.92%。

图14.1.9 统计图右上角菜单

图像保存：

在柱状图、折线图、饼状图中，点击鼠标右键，如图14.1.10。点击把图形保存为图片，在新打开的‘图片导出’页面，图片上点击图片另存为，可将统计结果保存为图片。如图14.1.11展示了IE9.0中的操作。

图14.1.10

图14.1.11

15 合同归档

合同归档说明：

公司的合同完成后，需要归入档案库保存，合同系统提供了合同归档管理来管理归档的合同，保存合同档案的归档信息，也归档了在合同系统内的电子档信息，归档后用户将不能再查看到合同的信息，如果需要查阅合同信息，可以分纸质合同或者合同电子档来借阅合同，合同归档实现了这样的功能。

整个流程是合同完成后，由合同档案管理员在合同查询中查询状态为“合同完成”的合同，然后归档（前提是有归档合同的权限），填写纸质合同的归档信息，完成归档。如果用户需要借阅，则去归档查询里查询需要借阅的档案，提出借阅申请，借阅申请被审核后，方可借阅，如果是纸质合同则需要去档案室取，如果是电子档案，则在申请的时间段内可以在“我的借阅”里浏览电子档合同信息。

合同归档人可以由一人来担任，也可以由多人来担任，建议建立一个OA角色（合同档案管理员）拥有合同档案的菜单权限，专门来管理合同档案，如果由一个人担任，则在合同管理的角色里建立一个角色（合同档案管理员），拥有“归档合同”的权限，并可查看的部门为全部部门，如果由多个人担任合同档案管理员，则需要在合同角色管理中添加多个合同档案管理员的角色，分别设置的可查看范围不同，查看的范围最好不要有交集。

15.1 归档合同

合同档案管理员进入到合同查询页面，设置查询条件的合同状态为“合同完成”查询，查询到的合同操作列中会有“归档”操作，点击归档，填写归档信息，完成归档，则这个合同以后的管理就被该档案管理员来管理，如图15.1.1。

其中档案号是档案的标号，一般由全宗号、目录号、案卷号组合，这里给出一些说明：全宗号：一个独立机关、组织或个人在社会行动中形成的档案有机整体的编号；目录号：对档案目录的编号；案卷号：对档案案卷的编号。如档案号为“D12-110-007”，则全宗号为D12，目录号为110，案卷号为007，具体规则根据公司规定来设置。其中保管期限可以在合同代码中增加和修改。

图15.1.1 归档合同

15.2 归档管理

归档管理员进入到菜单“合同归档》》我的归档”，可以管理他归档的合同档案，可以对档案查看，也可以进行编辑，如图15.2.1。

图15.2.1 合同归档-归档管理

归档编辑如图15.2.1，其中需要注意档案份数和可借份数不要随便改，如需要改档案份数，首先需要确定当前没有对该合同的借阅申请，否则会影响合同的集约。可借份数是当前库中存的档案份数。

图15.2.1 合同归档编辑

15.3 借阅档案

合同归档后，用户如有需要借阅，则到合同归档菜单下的归档查询中查询需要借阅的合同档案，然后点击“借阅”，填写借阅信息，如图15.3.1。需要填写的信息有借阅类型，使用范围，开始日期，结束日期，借阅原因。

借阅类型分纸质合同和合同电子档，纸质合同就是纸质的存放在档案库的合同文件，合同电子档是合同系统中的合同（包括合同详细信息和合同电子档附件），如果借阅的是纸质合同，则需要填写使用范围，使用范围有“档案室查阅”和“借出公司”，档案室查阅只能在档案室内查阅，借出公司可以把档案带出公司。借阅纸质合同需要职员去档案室查看或者去档案室领取档案，而借阅电子档合同，通过审批后，当前时间在申请的开始日期和结束日期之间，就可以在我的借阅里浏览电子档信息。当到了结束如期后，电子档合同将不能再继续查看，纸质合同需要归还到档案室，并由档案管理员记录归还信息。